Księgowość

Magazyn – czy muszę go prowadzić?

17 kwietnia 2019 18 grudnia, 2020 No Comments

Nasi klienci bardzo często zadają nam pytanie, „Czy ja muszę prowadzić magazyn”? Odpowiedź uzależniona jest od formy organizacyjno prawnej przedsiębiorstwa.

Oczywiście, jeśli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, nie musisz prowadzić magazynu, ale czy możesz ?

Prowadzenie gospodarki magazynowej to nie tyle jasny i rzetelny obraz obrotu materiałem, towarem ale przede wszystkim bezpieczeństwo.

Prowadząc gospodarkę magazynową wiesz o tym:

  1. Kiedy towar został odebrany przez Ciebie lub Twojego pracownika, na podstawie dokumentów PZ – przyjęcie zewnętrzne?
  2. Kiedy towar został wydany przez Ciebie lub Twojego pracownika, na podstawie dokumentów WZ – przyjęcie zewnętrzne?
  3. Kiedy towar uległ zniszczeniu lub czy został skradziony?
  4. Jak długo towar zalega bez obrotu?
  5. Jaka zmienia się stosowana marża?
  6. Jaki jest na dany dzień stan towarów i materiałów?

Dla jednoosobowej działalności to tylko tyle informacji lub aż tyle w zależności od indywidualnych preferencji. Jeśli przedsiębiorstwo jednoosobowe (KPiR, ryczałt) prowadzone jest na małą skalę, z pewnością może zrezygnować z prowadzenia magazynu, należy wtedy jedynie pamiętać o dokonaniu rocznej inwentaryzacji oraz opodatkowania niedoboru lub nadwyżek w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 (dla KPiR).

Sprawa komplikuje się, jeśli przedsiębiorstwo prowadzi rachunkowości w postaci ksiąg handlowych, tutaj bowiem obok regulacji podatkowych, królują również regulacje bilansowe. Obowiązek prowadzenia magazynu wynika wprost z Ustawy o Rachunkowości. Wskazuje na to artykuł 3, 28, 34 oraz przyjęta praktyka.  Podstawą wyceny rozchodu materiałów, towarów, półproduktów itp. jest przyjęta metoda np. FIFO, LIFO, średnia ważona, stałe ceny ewidencyjne. Prawidłowa ewidencja obrotu materiałów / towarów, produkcji wpływa na wartość wyceny, a tym samym na wynik finansowy.

Pamiętaj, że roczna inwentaryzacja obliguje, każdego przedsiębiorcę, niezależnie czy dokonuje on obrotu towarem / materiałem czy też nie. Jeśli nie –  roczna inwentaryzacja zwyczajnie wynosić będzie zero złotych. Inwentaryzacji obligatoryjnie należy dokonać na koniec roku, a ujęte w niej towary i materiały wycenia się w cenie zakupu / nabycia lub zgodnie z cenami rynkowymi.

Spis z natury winien zawierać takie informacje jak:

  1. imię i nazwisko przedsiębiorcy (nazwę firmy),
  2. datę sporządzenia,
  3. numer kolejny pozycji,
  4. szczegółowe określenie towaru i innych składników majątku,
  5. jednostkę miary,
  6. ilość materiałów i towarów wyliczoną w czasie spisu,
  7. cenę w złotych i groszach,
  8. wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  9. łączną wartość spisu z natury,
  10. wartość pomniejszenia,
  11. informację „Spis zakończono na pozycji…”,
  12. informację o stwierdzonych niedoborach i nadwyżkach,
  13. podpisy.

Ujęciu w spisie z natury podlegają:

  1. towary,
  2. materiały,
  3. towary w produkcji niezakończonej,
  4. wyroby gotowe, półprodukty,
  5. odpady.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność w formie KPiR uwzględniają wartość remanent na początek okresu (jeśli rozpoczynają działalność, to w wartości np. zerowej pod datą otwarcia działalności) oraz na koniec okresu  w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Nadwyżkę lub niedobór wobec remanentu początkowego należy odpowiednio opodatkować w zeznaniu rocznym.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność w formie ryczałtu uwzględniają wartość remanent na początek okresu (jeśli rozpoczynają działalność, to w wartości np. zerowej pod datą otwarcia działalności) oraz na koniec okresu . Nadwyżkę lub niedobór wobec remanentu początkowego nie wykazuje się w zeznaniu rocznym PIT-28, jednak co należy podkreślić wartość spisu z natury może posłużyć podczas zmiany formy prawnej lub też na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność w formie ksiąg handlowych uwzględniają wartość remanent na początek okresu (jeśli rozpoczynają działalność, to w wartości np. zerowej pod datą wpisu do KRS lub faktycznego rozpoczęcia obrotu, jako Bilans Otwarcia) oraz na koniec okresu  jako Bilans Zamknięcia kont zespołu „3” Nadwyżkę lub niedobór wobec remanentu początkowego należy odpowiednio opodatkować w zeznaniu rocznym.